מקבוצת למידה לארגון לומד

מתוך ויקיפדיה, האנציקלופדיה החופשית.

תוכן עניינים 1 מבוא 1.1 שאלת למידה בר"ג 1.2 צוותים לומדים 2 עקרונות פעולה 2.1 עקרון ההטמעה – וכבר מן ההתחלה ("ברגישות ובנחישות") 2.1.1 שתוף ומעורבות 2.1.2 הסברה ויחסי ציבור 2.1.3 חלוקת הטבות ותגמולים 2.1.4 הכנסת שינוי טכנולוגי 2.1.5 גישה אישית 2.2 עקרון תיעוד ובניית זיכרון ארגוני 2.3 עקרון בניית מערכת מידע "שימושית"(ראה נספח-דף הבית של פורטל רווחה) 2.4 עקרון מעורבות המנהל 2.5 עקרון ארגון ממוקד תפוקות הנגזר מתוך החזון 2.6 עיקרון למידה מהצלחות-למידה תוך עשייה 2.7 עיקרון ניהול תובנות BEST PRACTICES 2.8 עיקרון שיפור יחסים בלתי פורמאליים 2.9 עיקרון "מבנה ארגוני" גמיש 3 שאלות לדיון

[עריכה/Edit] מבוא

להלן סיכום עקרונות הפעולה - יום עיון

לחצו לאתר עיריית רמת גן.

[עריכה/Edit] שאלת למידה בר"ג

כיצד ניתן לחזק את הקשר בין היחידות באגף הרווחה ברמה מקצועית , ניהולית ואנושית לשיפור איכות השרות לפונים .

מאמר המסכם את אחת מקבוצות הלמידה-יחסים בינאישיים כמשתנה בנהול ידע

[עריכה/Edit] צוותים לומדים

פרויקט ניהול ידע, שהחל בפורום של מנהלי היחידות והנהלת אגף הרווחה בעיריית ר"ג, בפברואר 2004, כלל יועץ חיצוני וקבוצה בת 20 מנהלים אשר התחלקו ל- 4 קבוצות למידה ודנו בהיבטים שונים של שאלת הלמידה. כשהם מצרפים אליהם בשלב הראשון כ- 40 עובדים נוספים . היום כ-80 עובדים מעורבים בתהליך. אנשי הצוות נפגשים במליאה אחת לחודש למשך כשלוש שעות , ובקבוצות הלמידה פעם או פעמיים נוספות בחודש. במהלך הפגישות דנים אנשי הצוותים בליווי ראש הצוות ומנחה הפרויקט, באספקטים שונים של שאלות הלמידה. לאחר שנבחרה שאלת הלמידה, הצוות שקד על הכרת הידע הרלבנטי הקיים, כגון: עיון בספרות מקצועית, שיחות עם עמיתים ובחינת הפרקטיקה הקיימת בארגונים המתמודדים עם שאלות דומות. בימים אלו נבנית עבור אגף הרווחה בר"ג פלטפורמה טכנולוגית שתאפשר שתוף אקטיבי ודינאמי בידע ובמידע ,התשתית הטכנולוגית מאפשרת ניהול מערכתי של הידע הארגוני תחת מעטפת אחת ומאפשרת מעבר של סוגי ידע שונים .היא מאפשרת בקלות רבה ליחידים למצוא זה את זה ואת הידע לו הם זקוקים.

[עריכה/Edit] עקרונות פעולה

[עריכה/Edit] עקרון ההטמעה – וכבר מן ההתחלה ("ברגישות ובנחישות")

[עריכה/Edit] שתוף ומעורבות

התכנית בר"ג ניסתה כבר מתחילת הדרך לתכנן מראש את המעורבות ולתת מענה עפ"י הנקודות הבאות:

• מי ישותף בתהליך:אילו אנשים, מאילו יחידות, האם כולם?
• מתי ובאיזה שלב של התהליך רצוי לשלבם?
• כיצד ובאילו שיטות וכלים הם ישותפו בתהליך?
• עד כמה לערבם ולשתפם? מהי מידת המעורבות הרצויה?

[עריכה/Edit] הסברה ויחסי ציבור

קיום אסיפות אגפיות, שיחות צוות, "יום כיף" בנאות קדומים לשם הסברה ושכנוע.ניתן הסבר מפורט על התהליך העתיד להתרחש, על השיטה ועל המטרות , תוך הדגשת ההיבט החיובי של התהליך ותוצאותיו והדגשת היתרונות והתועלות שיהיו לכולם – מנחה הלמידה כמומחה חיצוני הציג את המציאות האובייקטיבית.

[עריכה/Edit] חלוקת הטבות ותגמולים

מתן תוספות שכר והטבות אינן אפשריות באופן מיידי, אולם הכרת תודה ומתן שבחים, הענקת תגמולי יוקרה וסטאטוס לנרתמים ולתומכים, וכן הטבות וקידום עתידיים, כמו גם הוקרה בעצם שילובם בתהליך השינוי וההטמעה.

[עריכה/Edit] הכנסת שינוי טכנולוגי

הכנסת מערכות טכנולוגיות אינה דורשת הסכמה גורפת , אך פותחת פתח לשינוי התנהגות ונכונות ללמידה חדשה בקלות יחסית.

[עריכה/Edit] גישה אישית

שיחות פתוחות וגלויות לב עם קבוצות קטנות ועם יחידים , כדי לתת ביטוי לתחושות ולרגשות שליליים של העובדים, כדי לתת מקום לגילויי אמפתיה כלפיהם וכדי לאפשר יצירת יחסי אמון – כל זה כבסיס להסברים הרציונאליים על אודות השינוי שמבקש הארגון לערוך.

[עריכה/Edit] עקרון תיעוד ובניית זיכרון ארגוני

מתורה שבע"פ לתורה בכתב בר"ג אנחנו נמצאים בתהליך של מיפוי הידע הקיים –תחומי מומחיות של כל עובד , שימוש בטכניקות טיפוליות , כתיבת פרויקטים ומאמרים ועוד. כמו כן פותחה שיטה לתשאול מומחים בתחומים שונים ולהלן מספר דוגמאות של שאלות :

1. מה הדבר הראשון שאתה עושה כש....
2. מה היה קורה אילו...
3. כשאתה עושה X, את מי אתה מערב?
4. מה הטעויות הנפוצות שאתה רואה אחרים עושים בפעילות X?
5. מה לדעתך יעזור ל- X להיות קל ומובן יותר?
6. מה הדבר החשוב ביותר לזכור כשאתה עושה X?

[עריכה/Edit] עקרון בניית מערכת מידע "שימושית"(ראה נספח-דף הבית של פורטל רווחה)

בתחילת הדרך פורטל הרווחה בר"ג יהיה שימושי בשליפת מידע חיוני לעובד ורק בשלב מאוחר יותר יהפוך להיות מייצר ידע. יש להגדיר מומחה תוכן לכל תחום בעבודה סוציאלית, ולמנות מנהל כולל לפורטל שיהיה אחראי לפעילות איכותית ורציפה של מומחי התוכן והפורטל. יש לטפח אנשים אלו, שכן הצלחת הפורטל תלויה בעיקר בהם.

[עריכה/Edit] עקרון מעורבות המנהל

הגורם המשמעותי ביותר במעבר בין צוות למידה לארגון לומד , הוא המנהל. ללא הירתמותו ומחויבותו – לא יתקיים ארגון לומד!. המסר הברור מאד הוא שלמידה זה חלק מהעבודה שהיא MUST .

[עריכה/Edit] עקרון ארגון ממוקד תפוקות הנגזר מתוך החזון

החזון מבטא את החלום, הכמיהה והשאיפה של הארגון לעתיד. החזון הוא העוגן, הרעיון המרכזי שסביבו פועל הארגון ומגבש סביבו את חברי הארגון. חזון אגף הרווחה בעיריית רמת גן שיפור איכות החיים והעלאת רווחת התושבים , תוך התמקדות בלקוח , באמצעות שרות נגיש, זמין ויעיל בראיה מערכתית.

בעיריית ר"ג החל תהליך של ניהול המכוון לתפוקות. ניהול עפ"י יעדים זו שיטה הממקדת את הארגון- על כל יחידותיו ועובדיו- בהשגת תוצאות.הנחת היסוד בשיטה זו טוענת כי "כל המדיד ניתן לניהול" ולכן יש לשאוף לכמת תופעות ארגוניות וניהוליות רבות ככל האפשר. ניהול לפי יעדים בר"ג:

1. הנהלת הארגון החליטה על מטרות הארגון והודיעה עליהן בכל רמות הארגון.בתהליך של דיוני צוות בכל הרמות, נגזרים ממטרות אלו יעדים קונקרטיים ומדידים שאפשר להשיגם בזמן קצוב.
2. מהיעדים המחלקתיים נגזרות דרישות למשאבים של תקציב ,ידע , ציוד, טכנולוגיה וכוח אדם. דרישות אלו עולות למעלה לאישור.
3. מנהלי המחלקות והצוותים יושבים בנפרד עם כל אחד מעובדיהם והחליטו יחד על יעדים אישיים , וזאת מדי חצי שנה.
4. לאחר הכנסת השיטה מתקיים תהליך קבוע של בחינה ושינוי המטרות והיעדים.כמו כן מתבצע תהליך של הערכת העובדים והמנהלים , הבוחן את העמידה ביעדים .
5. התהליך כולו מגובה במערכת ממוחשבת שבה נצברים הנתונים , והם מתעדכנים מדי תקופה ומהווים את הזיכרון המצטבר של הארגון.

[עריכה/Edit] עיקרון למידה מהצלחות-למידה תוך עשייה

התפיסה דוגלת בחיפוש ולמידה של "מחוללי הצלחה", באופן ההופך את הידע האישי לידע צוותי וארגוני , המאפשרים שיפור מתמשך בביצועים תוך העצמת הפרט, הצוות והארגון. הצלחה מוגדרת כ"השגת תוצאות רצויות בתוך מצבים, שבהם אנו מתקשים למצוא פתרונות הולמים". המטרה היא לנסות ולהבין מה איפשר לבצע ולהשיג את מה שנתפס כקשה לביצוע ולהשגה.

[עריכה/Edit] עיקרון ניהול תובנות BEST PRACTICES

בפורטל הרווחה בר"ג מוקם מאגר לניהול הפרויקטים . השיתוף בידע הרב הקיים בכל יחידה ויחידה העוסקת בפרויקט- לשיפור השירות לפונים מאפשר למנהלים ולעובדים, להיחשף לאופן בו התמודדו עם סוגיות דומות, ולעיתים אף זהות, ביחידות אחרות. כארגון לומד , העלאת הפרויקטים לאתר מאפשרת ללמוד מהצלחות של אחרים ולהימנע מהשקעת מאמצים במקום בו זוהה פיתרון. הפרויקטים לשיפור השירות בפורטל הינם בתבניות קבועות המאפשרות שליפה מהירה ע"פ מילות מפתח.

[עריכה/Edit] עיקרון שיפור יחסים בלתי פורמאליים

בר"ג הוחלט על תכנית לשנת 2005, לשיפור המארג החברתי והאנושי:

1. יצירת מקום מפגש חברתי בתחומי האגף – "קפה ידע", וזאת כדי לגרום לאנשים מיחידות שונות הזדמנות להיפגש וליצור אפשרות ליחסים בלתי פורמאליים.
2. פעילות כלל אגפית ליומיים (או לחילופין ליום אחד) כשעל הפרק :

• שבירת המוסכמות
• נינוחות הגוף/פרוק מתחים
• הקניית ידע: כיצד לשנות את האקלים הארגוני-ידע תיאורטי שאולי חסר לעובדים.
• ייזום מפגשים פורמאליים בין יחידות שאינן משיקות, לצורך הכרות בלתי פורמאלית. כל זאת בשיתוף נציג מההנהלה.
• ייזום מפגש בלתי פורמאלי לכל העובדים במסגרת שעות העבודה, לצורך העמקת הכרות happy time

מטרה סופית: יצירת אקלים/אוירה ארגונית אחרת.

[עריכה/Edit] עיקרון "מבנה ארגוני" גמיש

ברמת גן התבצע בשנה האחרונה שינוי מבנה ארגוני אגפי ברמה של יחידות /מדורים /אחראי נושאים. שינוי שאיפשר עבודת צוותים שמנהלים את עצמם כך שמתאפשרת הפריה הדדית ושיתוף בידע והאפשרות למנהלים להאציל סמכויות.

[עריכה/Edit] שאלות לדיון

1. האם כדאי לתכנן מראש את השינוי או "תוך כדי תנועה"?
2. האם עדיף ליישם תחילה פתרונות חלקיים היוצרים תמונה כוללת או להפך?
3. האם ליישם פתרונות "מדף" שכבר יושמו במקומות אחרים או פתרונות ייחודיים?
4. האם להתחיל את השינוי מלמעלה – ואז השינוי מנוהל ע"י הדרג הבכיר בארגון?
5. בניית פורטל: האם לתת דגש רוחבי שבו השפעה מסוימת על כל הארגון או בגישה אורכית שבה יחידה אחת או שתיים יחושו בהבדל מהותי?
6. האם לשתף את כולם בתהליך? באיזה שלב? באיזה מינון? מהי רמת המעורבות הרצויה?
7. האם ההשתתפות בקבוצות – וולונטרי ?